Chính sách huỷ và hoàn tiền

1. Khách huỷ đơn

Cơ sở lưu trú có nhãn “Huỷ miễn phí” thì bạn huỷ lúc nào cũng miễn phí, kể cả sát giờ nhận phòng — xem mục riêng bên dưới. Với các cơ sở còn lại, điều kiện huỷ phụ thuộc vào thời điểm huỷ so với giờ nhận phòng:

Huỷ trước 72 giờ — Miễn phí. Toàn bộ số tiền đã thanh toán qua ứng dụng được hoàn lại.

Huỷ trong vòng 72 giờ trước giờ nhận phòng — Bạn chịu phí huỷ muộn bằng 30% giá phòng của đơn. Phần tiền còn lại được hoàn về ví Vihotel của bạn trong vài giây, dùng được ngay cho đơn khác hoặc rút về ngân hàng. Phí huỷ muộn được chuyển cho cơ sở lưu trú (sau khi trừ phí giao dịch của Vihotel) để bù phần phòng đã bị giữ chỗ và không kịp bán cho khách khác.

Đơn từ 2.000.000đ trở lên — Cần đặt cọc 30% giá phòng khi đặt, phần còn lại trả tại khách sạn khi nhận phòng. Tiền cọc được hoàn lại đầy đủ nếu bạn huỷ trong hạn miễn phí. Nếu huỷ muộn phải chịu phí, phí đó đúng bằng số tiền đã cọc — bạn không bao giờ phải trả thêm gì ngoài khoản đã đặt cọc. Tiền cọc phải thanh toán bằng tiền, không dùng Xu để trừ.

Lần huỷ muộn đầu tiên của bạn — Được miễn hoàn toàn. Lần huỷ muộn đầu tiên trong 180 ngày không mất đồng nào — toàn bộ số đã thanh toán được hoàn về ví. Từ lần huỷ muộn tiếp theo trong 180 ngày, phí 30% mới áp dụng. Trước khi bạn bấm huỷ, ứng dụng luôn hiện rõ lần này có mất tiền hay không.

Huỷ trong vòng 60 phút sau khi thanh toán — Luôn miễn phí, kể cả khi đã quá hạn huỷ miễn phí — để bạn sửa được một lần bấm nhầm.

Cơ sở lưu trú có nhãn “Huỷ miễn phí” — Bạn huỷ miễn phí BẤT CỨ LÚC NÀO cho tới giờ nhận phòng, kể cả sát giờ. Không có mốc nào, không mất đồng nào, toàn bộ số đã thanh toán hoàn về ví. Mọi điều kiện huỷ muộn nêu ở trên KHÔNG áp dụng cho các cơ sở này. Nhãn này hiển thị ngay trên thẻ khách sạn và trang chi tiết, và bạn lọc riêng được ở trang tìm kiếm. Lưu ý: nhãn này nói về việc HUỶ. Nếu bạn không huỷ và cũng không đến nhận phòng thì vẫn chịu phí theo mục “Khách không đến nhận phòng” bên dưới.

Thời hạn huỷ miễn phí cụ thể của từng đơn luôn được ghi rõ ở màn hình xác nhận thanh toán trước khi bạn đặt.

Phí huỷ muộn không bao giờ vượt quá số tiền bạn đã thực trả qua Vihotel.

Đơn chọn “Trả tại khách sạn” không phát sinh phí huỷ và không có gì để hoàn, vì bạn chưa thanh toán gì qua ứng dụng. Tuy nhiên huỷ muộn nhiều lần có thể dẫn tới hạn chế tài khoản.

Sau khi cả hai bên đã xác nhận nhận phòng, đơn không còn huỷ được.

2. Cơ sở lưu trú huỷ đơn

Đơn đặt trên Vihotel có hiệu lực ngay khi khách đặt — cơ sở lưu trú không phải bấm duyệt từng đơn, vì kho phòng đã bảo đảm không nhận trùng. Cam kết phục vụ đến từ chính việc cơ sở để phòng ở trạng thái còn trống, nên một đơn đặt thành công là đơn cơ sở có nghĩa vụ phục vụ.

Nếu cơ sở lưu trú huỷ đơn đã xác nhận, khách được hoàn lại 100% số tiền đã thanh toán, không phụ thuộc thời điểm huỷ.

Lần huỷ muộn đầu tiên của cơ sở lưu trú trong 180 ngày cũng được miễn, đúng bằng mức miễn dành cho khách — hai bên phá cùng một cam kết thì được tha như nhau.

Cơ sở lưu trú huỷ một đơn đang có hiệu lực trong vòng 72 giờ trước giờ nhận phòng phải chịu phí huỷ trễ bằng 30% giá phòng, trừ vào ví Vihotel của mình — bằng đúng mức khách phải chịu khi huỷ muộn, và áp dụng cho mọi hình thức thanh toán. Khoản phí huỷ trễ này do Vihotel thu và không chuyển cho khách; việc hoàn 100% tiền cho khách nêu ở trên là một khoản riêng, không phụ thuộc vào nó.

Ví có thể xuống số dư âm. Khi đang âm, cơ sở lưu trú chưa rút được tiền khỏi ví, và doanh thu các đơn khách trả trước sau đó được dùng để bù trừ.

Nếu ví âm quá 500.000đ hoặc kéo dài quá 14 ngày, cơ sở lưu trú tạm dừng nhận đơn mới cho tới khi bù xong. Khách sạn vẫn hiển thị bình thường và các đơn đang có vẫn được phục vụ trọn vẹn.

Cơ sở lưu trú tạm thời không nhận được hình thức “Trả tại khách sạn” trong hai trường hợp: ví đang âm mà có huỷ đơn muộn gần đây (khoản phạt chưa thu được), hoặc từ 3 lần huỷ trong vòng 24 giờ trước giờ nhận phòng tính trong 30 ngày. Khách vẫn đặt phòng bình thường bằng cách thanh toán trước — khi đó tiền nằm ở Vihotel nên hoàn cho khách được ngay nếu cơ sở lại huỷ. Trường hợp ví âm mở lại ngay khi hết âm; trường hợp huỷ nhiều lần mở lại khi những lần huỷ đó quá 30 ngày.

Ví âm do phí giao dịch của những đơn khách trả tại quầy KHÔNG làm mất quyền này — đó là hoạt động bình thường, không phải vi phạm.

Huỷ đơn nhiều lần làm giảm điểm tin cậy của cơ sở lưu trú, kéo theo thứ hạng hiển thị trong kết quả tìm kiếm.

3. Khách không đến nhận phòng

Phòng được giữ bao lâu tuỳ theo bạn đã thanh toán hay chưa — vì mức thiệt hại của cơ sở lưu trú trong hai trường hợp là khác nhau.

Nếu biết mình không tới được, hãy bấm huỷ — luôn luôn rẻ hơn im lặng. Với cơ sở có nhãn “Huỷ miễn phí” thì huỷ sát giờ cũng không mất đồng nào, trong khi không đến thì mất phí; mà bấm huỷ còn giúp cơ sở lưu trú kịp bán lại phòng.

KHÔNG ĐẾN khác với HUỶ, và hậu quả cũng khác. Huỷ thì bạn chỉ mất tiền nếu quá hạn huỷ miễn phí — mà với cơ sở có nhãn “Huỷ miễn phí” thì không bao giờ mất. Còn không đến mà cũng không báo thì mất 30% giá phòng, kể cả ở cơ sở có nhãn đó. Nhãn “Huỷ miễn phí” nói về việc HUỶ, không phải việc vắng mặt.

Đơn đã thanh toán trước qua Vihotel: phòng được giữ trọn kỳ thuê, tới đúng giờ trả phòng. Bạn đến muộn bao nhiêu cũng vẫn nhận được phòng trong khoảng đó. Quá giờ trả phòng mà chưa nhận thì đơn tự huỷ, bạn chịu phí 30% giá phòng và phần còn lại hoàn về ví. Việc miễn lần đầu KHÔNG áp dụng ở đây: nó dành cho người chủ động bấm huỷ và được cảnh báo trước, còn không đến thì cơ sở lưu trú giữ phòng cả đêm mà không hề được báo.

Đơn chọn “Trả tại khách sạn”: phòng chỉ được giữ 60 phút kể từ giờ nhận phòng, sau đó mở lại cho khách khác và đơn tự huỷ. Bạn không mất đồng nào vì chưa thanh toán gì, nhưng lần vắng mặt được ghi nhận.

Đơn đặt sát giờ — trong vòng 2 giờ trước giờ nhận phòng — chỉ giữ 20 phút thay vì 60 phút, và chỉ nhận thanh toán trước. Lý do: phòng bị rút khỏi kho ngay khi bạn đặt, mà đặt sát giờ thì cơ sở lưu trú không còn kịp bán lại cho khách đang đứng ở quầy nếu bạn không tới.

Ngoài khoản phí trên, chỉ cần 2 lần không đến trong 30 ngày là 30 ngày kế tiếp bạn phải thanh toán trước khi đặt, thay vì trả tại khách sạn. Đây không phải hình phạt thứ hai mà là điều kiện đặt phòng cho lần sau. Bạn vẫn đặt phòng bình thường, chỉ là trả trước; sau 30 ngày kể từ lần gần nhất thì lựa chọn trả tại khách sạn mở lại. Áp dụng cho mọi hình thức thanh toán.

Vihotel nhắc bạn 20 phút trước giờ nhận phòng, và nhắc lại 30 phút sau giờ nhận phòng nếu bạn chưa tới.

Nếu bạn đến muộn, hãy nhắn cho cơ sở lưu trú qua ứng dụng — họ có thể giữ phòng cho bạn lâu hơn mức tối thiểu trên.

4. Phòng không đúng mô tả

Nếu khi đến nơi phòng không đúng với thông tin đã đăng (khác loại phòng, thiếu tiện ích đã nêu, không sử dụng được), bạn cần:

• Báo ngay cho cơ sở lưu trú để được đổi phòng hoặc xử lý tại chỗ.
• Nếu không giải quyết được, chụp ảnh hiện trạng và gửi khiếu nại qua ứng dụng trong vòng 24 giờ kể từ giờ nhận phòng.

Vihotel xem xét bằng chứng của hai bên và quyết định mức hoàn tiền. Trường hợp lỗi rõ ràng thuộc về cơ sở lưu trú, khách được hoàn 100%.

5. Cách thức và thời gian hoàn tiền

Tiền được hoàn về chính tài khoản ngân hàng đã dùng để chuyển khoản.

Thời gian xử lý: trong vòng 7 ngày làm việc kể từ khi đơn được xác định là đủ điều kiện hoàn tiền. Thời gian tiền thực tế về tài khoản còn phụ thuộc ngân hàng của bạn.

Điểm Xu đã dùng để giảm trừ được hoàn lại vào tài khoản Xu, không quy đổi thành tiền.

Vihotel không thu phí xử lý hoàn tiền.

6. Trường hợp bất khả kháng

Thiên tai, dịch bệnh, lệnh cấm của cơ quan nhà nước hoặc sự kiện tương tự khiến chuyến lưu trú không thể thực hiện được sẽ được xem xét hoàn tiền đầy đủ, kể cả khi đã quá thời hạn huỷ miễn phí.

Bạn cần gửi yêu cầu kèm bằng chứng qua ứng dụng để được xem xét từng trường hợp.

7. Liên hệ

Email: vihotel.io.vn@gmail.com — Điện thoại: 0968.022.948